Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Limonaria Hospitality sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wioślarskiej 12, 00-411 Warszawa („Limonaria”, „my”). W sprawach dotyczących prywatności skontaktuj się z nami pod adresem limonariawarszawa@gmail.com lub listownie na adres siedziby z dopiskiem „Prywatność”.

Jeżeli rezerwacji dokonuje za Ciebie firma, biuro podróży albo inna osoba, możemy otrzymać Twoje dane od tego podmiotu. Przekażemy Ci wymagane informacje najpóźniej przy pierwszym kontakcie lub zameldowaniu.

2. Jakie dane przetwarzamy

Zakres zależy od sposobu korzystania z naszych usług. Możemy przetwarzać:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres, e-mail i telefon;
• dane rezerwacji i pobytu: termin, liczba gości, wybrany pokój, historia usług, preferencje oraz zgłoszone potrzeby;
• dane rozliczeniowe: informacje o płatności, dane do faktury i historia transakcji; pełne dane karty są przetwarzane przez operatora płatności, nie przez tę stronę;
• treść korespondencji, reklamacji i rozmów z concierge;
• informacje o alergiach, dostępności lub zdrowiu wyłącznie wtedy, gdy dobrowolnie je podasz i są potrzebne do bezpiecznej realizacji usługi;
• podstawowe dane techniczne przesyłane przez przeglądarkę, takie jak adres IP, typ urządzenia, data żądania i dzienniki bezpieczeństwa serwera.

Prosimy, aby nie przekazywać danych innych osób bez ich wiedzy. Jeżeli rezerwujesz pobyt dla grupy, odpowiadasz za poinformowanie uczestników o przekazaniu nam ich niezbędnych danych.

3. Cele i podstawy prawne

Rezerwacja i wykonanie usług

Przetwarzamy dane, aby odpowiedzieć na zapytanie, zawrzeć i wykonać umowę pobytu, gastronomii, spa, transferu lub wydarzenia. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Obowiązki prawne

Dane księgowe, podatkowe i wymagane przepisami przechowujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Uzasadnione interesy

Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO dbamy o bezpieczeństwo, zapobiegamy nadużyciom, ustalamy i bronimy roszczeń, analizujemy jakość obsługi oraz odpowiadamy na korespondencję niezwiązaną jeszcze z umową. Przed takim przetwarzaniem oceniamy, czy nasze interesy nie przeważają nad Twoimi prawami.

Zgoda

Za zgodą wysyłamy newsletter lub przetwarzamy dobrowolnie podane informacje szczególnej kategorii, jeśli są konieczne do indywidualnego dostosowania usługi. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a, a w odpowiednich sytuacjach art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Szczegółowe podstawy zgodności przetwarzania opisuje oficjalny polski tekst RODO.

4. Odbiorcy i przekazywanie danych

Dane udostępniamy tylko w zakresie potrzebnym do realizacji zadania. Odbiorcami mogą być dostawcy systemu rezerwacji, płatności, poczty, hostingu i wsparcia informatycznego; firmy transportowe i pralnicze; doradcy prawni, księgowi i ubezpieczyciele; organizatorzy usług zamówionych przez concierge oraz uprawnione organy publiczne.

Podmioty działające na nasze zlecenie są związane umowami ochrony danych. Jeżeli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, stosujemy mechanizm wymagany przez RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowe klauzule umowne i dodatkowe zabezpieczenia. Informację o właściwym mechanizmie otrzymasz na żądanie.

5. Jak długo przechowujemy dane

• dane zapytania bez rezerwacji — do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji;
• dane umowy i pobytu — przez czas wykonania usługi, a następnie do końca okresu przedawnienia możliwych roszczeń;
• dokumenty podatkowe i księgowe — przez okres wymagany przez prawo, co do zasady 5 lat liczonych od końca właściwego roku podatkowego;
• dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej — do jej wycofania lub po 3 latach braku aktywności, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej;
• dzienniki bezpieczeństwa — zwykle do 90 dni, chyba że incydent wymaga dłuższego zabezpieczenia dowodów.

Po upływie właściwego terminu dane usuwamy albo anonimizujemy. Możemy przechować ograniczony zakres dłużej, jeżeli obowiązek wynika z prawa lub jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń.

6. Twoje prawa

W zależności od sytuacji masz prawo żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych. Możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na naszym uzasadnionym interesie, a wobec marketingu bezpośredniego — w dowolnym momencie i bez uzasadnienia. Możesz także wycofać zgodę.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania. Aby skorzystać z praw, napisz na adres administratora. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, ale nie zażądamy więcej danych, niż jest konieczne. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca.

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Praktyczne informacje publikuje Urząd Ochrony Danych Osobowych.

7. Technologie strony i pliki cookie

Główna strona Limonarii nie korzysta z reklamowych plików cookie ani narzędzi śledzących zachowanie pomiędzy serwisami. Serwer może automatycznie zapisywać techniczne dzienniki żądań potrzebne do wyświetlenia strony, zapewnienia ciągłości i wykrywania ataków.

Jeżeli w przyszłości uruchomimy analitykę lub funkcje wymagające opcjonalnych plików cookie, przed ich zapisaniem pokażemy panel wyboru i zaktualizujemy tę politykę. Ustawienia przeglądarki pozwalają usuwać pamięć witryny i blokować wybrane technologie.

8. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki adekwatne do ryzyka: szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu według obowiązków, uwierzytelnianie personelu, kopie bezpieczeństwa, rejestrowanie zdarzeń oraz procedury reagowania na incydenty. Dostęp do preferencji pobytu otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują ich do obsługi gościa.

Żadna transmisja nie daje absolutnej gwarancji bezpieczeństwa. Jeżeli podejrzewasz, że ktoś uzyskał nieuprawniony dostęp do korespondencji lub rezerwacji, poinformuj nas niezwłocznie.

9. Zmiany i kontakt

Politykę możemy aktualizować po zmianie usług, dostawców lub prawa. Nową wersję opublikujemy z datą obowiązywania; o istotnych zmianach dotyczących aktywnych rezerwacji poinformujemy bezpośrednio, jeśli mamy odpowiednie dane kontaktowe.

Pytania i żądania: limonariawarszawa@gmail.com, Limonaria Hospitality sp. z o.o., ul. Wioślarska 12, 00-411 Warszawa, z dopiskiem „Prywatność”.